Ablauf aufnehmen
Wir halten mit Ihnen fest, wie eine Anfrage, ein Auftrag oder eine Bestellung heute durch den Betrieb läuft: wer was macht, wo es hakt, was doppelt passiert.
Leistungen · Abläufe verbessern
Die beste Rückfrage ist die, die gar nicht entsteht.
Viele Betriebe wollen ihren Posteingang automatisieren. Oft ist es besser, den Ablauf selbst zu ändern: Kunden buchen Termine online, bestellen über ein Portal oder schicken alle Angaben gleich mit. Dann entsteht die Rückfrage-Mail gar nicht erst. Automatik und KI setzen wir danach dort ein, wo noch Arbeit übrig bleibt.
- Ursache vor SymptomErst den Ablauf ändern, dann automatisieren
- Self-ServiceKunden erledigen Anfragen, Termine und Bestellungen selbst
- Mit Ihrem TeamAbläufe ändern wir gemeinsam mit den Menschen, die sie machen
Wartung · AblaufbeispielTermin selbst buchen
Statt Terminabstimmung per E-Mail: Kunden buchen selbst, der Betrieb erhält den Kalendereintrag. Die Erinnerung folgt am Vortag.
Bisher: hin und her
Eine Frage. Noch eine Mail.
- Passt Dienstag?
Der Betrieb schlägt einen Termin vor.
- Leider nein …
Der Kunde braucht einen anderen Tag.
Neu: selbst gebucht
Ein Link. Ein klarer Weg.
-
Link öffnen
Der Kunde öffnet den Buchungslink.
- Einstieg
- Online-Buchung
-
Leistung wählen
Der Kunde wählt die passende Leistung.
- Leistung
- Wartung
-
Freien Termin wählen
Verfügbare Termine direkt sehen.
- Beispieltermine
- Mi 09:00 · Do 14:00
-
Termin buchen
Ein Klick bestätigt die Auswahl.
- Auswahl
- Do 14:00 · gebucht
-
Bestätigung & Kalender
Bestätigung an den Kunden, Eintrag beim Betrieb.
- Betriebskalender
- Kunde bestätigt · Betrieb: Do 14:00
-
Erinnerung am Vortag
Der Kunde wird rechtzeitig erinnert.
- Mittwoch
- Ihr Termin ist morgen.
Ohne Rückfrage gebucht
Was wir konkret tun
Wir schauen auf den ganzen Ablauf, vom ersten Kontakt bis zur Rechnung, und ändern ihn dort, wo die Arbeit entsteht.
Ursache finden
Wir suchen die Stelle, an der unnötige Arbeit entsteht. Oft fehlen Angaben am Anfang, oder Informationen liegen an zwei Orten.
Self-Service einrichten
Wo es passt, erledigen Ihre Kunden Dinge selbst: Termine online buchen, über ein Portal oder einen Shop bestellen, Unterlagen hochladen.
Regeln festhalten
Was heute im Kopf einer Person steckt, schreiben wir als Arbeitsanweisung auf. So können andere danach arbeiten, später auch eine Software.
Vorhandenes nutzen
Oft kann Ihr bestehendes Programm mehr, als genutzt wird. Wir richten es ein, bevor wir etwas Neues bauen.
Typische Beispiele
So sieht das in typischen Betrieben aus. Es sind Beispiele, keine Kundenfälle.
Handwerk · HeizungsbauWartungsanfragen
HeuteAnfragen kommen per Telefon und Mail, ohne Angaben zur Anlage. Für jede Anfrage gehen Rückfragen hin und her.
DanachKunden buchen Wartungstermine online, mit Anlagentyp und Foto. Rückfragen fallen weg, der Techniker kommt vorbereitet.
Fachhandel · PraxisNachbestellen, ohne daran zu denken
HeuteWare und Verbrauchsmaterial werden nachbestellt, wenn jemand merkt, dass es knapp wird. Mal zu spät, mal doppelt, und jede Bestellung tippt jemand von Hand.
DanachEine kleine Schnittstelle liest den Bestand aus Ihrer Warenwirtschaft, Kasse oder Praxissoftware. Nach festen Regeln wie Mindestbestand oder Rhythmus bestellt sie von selbst. Wo Sie wollen, geben Sie vorher frei oder werden nur benachrichtigt.
Dienstleister · GebäudereinigungSonderwünsche von Kunden
HeuteKunden melden Sonderreinigungen und Änderungen per Anruf beim Objektleiter. Vieles geht unterwegs verloren.
DanachKunden melden Wünsche über ein Formular mit Objekt und Datum. Der Auftrag landet im Plan, der Kunde bekommt eine Bestätigung.
So läuft es ab
Nach dem Start im Kundenportal: Sie sehen jeden Schritt und geben den Auftrag frei, bevor wir umsetzen.
- 01
Beschreiben
Nach dem Start im Kundenportal: Sie beschreiben den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet: in ein paar Sätzen oder mit Beispielen wie einer typischen Anfrage-Mail.
- 02
Vorschlag
Wir melden uns mit einer Einschätzung: wo die Ursache liegt, wie der Ablauf künftig aussieht, zum Festpreis je Ergebnis.
- 03
Freigabe
Sie prüfen den Vorschlag, besprechen ihn mit Ihrem Team und geben ihn im Portal frei.
- 04
Umsetzung
Wir ändern den Ablauf mit Ihnen, richten Formular, Portal oder Programm ein und testen mit echten Fällen. Danach läuft alles in Ihren eigenen Konten, auf Wunsch schauen wir regelmäßig drüber.
Wie Sie beauftragen
Abläufe verbessern können Sie auf drei Arten beauftragen. Mit Festpreisen statt offener Stundenzettel.
Beratung
Wir nehmen den Ablauf auf und beschreiben, wie er künftig laufen soll. Umsetzen können Sie selbst.
Umsetzung
Wir richten den neuen Ablauf ein, mit Formular, Portal oder Programm, testen mit echten Fällen und übergeben alles dokumentiert.
Betreuung auf Wunsch
Wir richten alles in Ihren eigenen Konten ein. Die Konten gehören Ihnen, wir sind dort nur eingeladen. Auf Wunsch schauen wir gegen eine monatliche Pauschale regelmäßig drüber. Pflicht ist das nicht.
Passt das zu Ihnen?
Passt, wenn …
vieles über Zuruf läuft, immer dieselben Fragen hin- und hergehen oder eine Person alles im Kopf hat. Und wenn Sie bereit sind, einen Ablauf zu ändern, statt ihn nur schneller zu machen.
Passt nicht, wenn …
der Ablauf schon gut ist und nur Daten zwischen Programmen abgetippt werden. Dann hilft eine Schnittstelle oder eine Automatisierung.
Mehr zur AutomatisierungHäufige Fragen
Warum nicht gleich automatisieren?
Wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, hat danach einen schnellen umständlichen Ablauf. Wir ändern zuerst die Ursache. Was danach noch jedes Mal gleich läuft, automatisieren wir mit festen Regeln. KI setzen wir nur dort ein, wo sie wirklich hilft.
Wollen unsere Kunden das überhaupt selbst machen?
Nicht alle, und das muss auch nicht sein. Telefon und E-Mail bleiben. Der Online-Weg ist ein Angebot: einfach, rund um die Uhr erreichbar, mit sofortiger Bestätigung. Welche Wege Sie anbieten, entscheiden Sie.
Bauen Sie dafür auch einen Onlineshop?
Wenn ein Shop, ein Kundenportal oder ein Formular den Ablauf an der Wurzel löst, bauen wir ihn mit. Er läuft in Ihren eigenen Konten, etwa bei Ihrem Shop-Anbieter. Wir richten Technik und Schnittstellen ein und schauen auf Wunsch drüber. Produkte, Inhalte, Apps und Marketing pflegen Sie oder Ihr Shop-Partner.
Was ist mit unserem Team?
Abläufe ändern wir mit den Menschen, die sie jeden Tag machen. Sie kennen die Sonderfälle. Neue Regeln schreiben wir gemeinsam auf, damit jeder weiß, was gilt.
So starten Sie
Die Anmeldung zum Kundenportal öffnen wir in Kürze. Lassen Sie sich vormerken, dann sagen wir Ihnen zuerst Bescheid. Lieber gleich sprechen? Schreiben Sie uns an hallo@fesity.de.
Jetzt vormerken lassenKostenlos und unverbindlich. Portal-Datenbank und Projektdateien speichern wir in der EU.
- 01Nach dem Start: Konto anlegenName, Firma und geschäftliche E-Mail. Anmeldung per Code, ohne Passwort.
- 02Danach: Ablauf beschreibenAbläufe im Portal beschreiben oder Unterlagen hochladen. Ein paar Sätze genügen. Wir prüfen Ihre Angaben persönlich und erstellen Ihre Vorschau.
- 03Danach: persönlich sprechen30 Minuten per Video. Wir sagen ehrlich, welcher nächste Schritt sich für Sie lohnt.
Ihren Festpreis sehen Sie nach dem Portalstart im Portal, bevor Sie beauftragen. Das Konto ist kostenlos, die Anmeldung ist noch geschlossen.
Zum Portalstart vormerken