Leistungen · Automatisieren

Was jedes Mal gleich läuft, läuft von selbst.

Daten übertragen, Belege ablegen, Bestätigungen verschicken: Für alles, was jedes Mal gleich läuft, legen wir feste Regeln fest und verbinden Ihre bestehenden Programme. Abtippen fällt weg. KI setzen wir nur dort ein, wo Freitext oder Dokumente es brauchen. Wie selbstständig jeder Ablauf läuft, entscheiden Sie.

Jetzt vormerken lassen

Feste Regeln zuerstSie verhalten sich jedes Mal gleich und sind leicht zu prüfen
Ihre Programme bleibenWir verbinden, was gut funktioniert
Sie wählenVier Autonomiestufen je Ablauf

Beispiel: vom Auftrag zur RechnungWartet auf Freigabe

AuftragAuftrag einmal im System erfasst
Mit Kunde, Positionen und Termin.
RegelLieferschein und Rechnung entstehen aus dem Auftrag
- Positionen übernommen
- Kunde und Adresse übernommen
- Kein Abtippen
PrüfungAbweichungen werden markiert
Fehlt eine Angabe, hält der Ablauf an und meldet sich.

Rechnung an den Kunden senden?

Was wir konkret tun

Erst Regeln, dann KI. Wo eine feste Regel reicht, verhält sie sich jedes Mal gleich und ist leicht zu prüfen.

Programme verbinden

Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Mail tauschen Daten über Schnittstellen aus. Was einmal erfasst ist, tippt niemand ein zweites Mal.

Belege und Dokumente

Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden erfasst, dem richtigen Vorgang zugeordnet und abgelegt.

Bestätigungen und Erinnerungen

Auftragsbestätigungen, Terminerinnerungen und Zahlungserinnerungen gehen nach festen Regeln raus, zur richtigen Zeit.

KI, wo sie hilft

Wo Freitext oder unterschiedliche Dokumente gelesen werden müssen, setzen wir KI ein. Für Aufgaben mit wechselnden Fällen bauen wir KI-Agenten nach Ihren Regeln.

KI-Agenten nach Maß

Protokoll und Freigabe

Sie legen je Ablauf eine von vier Autonomiestufen fest und können sie jederzeit ändern. Unser Standard ist Stufe 2: „Software macht, Mensch gibt frei“. In Stufe 4 entscheidet die Software nach Ihren Regeln. Die Stufe gilt auch für Geld, Verträge und Kundenkontakte. Ihre Lösung prüft sie vor jeder Aktion und protokolliert, was passiert. Freigaben erledigen Sie direkt in Ihrer Lösung, zum Beispiel per E-Mail, Teams oder App.

Kennen Sie das?

Momente aus typischen Betrieben und was danach von selbst läuft, in Ihren eigenen Systemen. Es sind Beispiele, keine Kundenfälle.

Kfz · Werkstatt

„Ist mein Auto fertig?“

BisherDer Meister liegt unter der Hebebühne, und das Telefon klingelt schon wieder. Am anderen Ende fragt jemand, ob sein Wagen fertig ist.

Danach von selbstSteht der Auftrag in Ihrem Werkstattsystem auf „fertig“, bekommt der Kunde von selbst eine Nachricht mit Abholzeit. Unter der Hebebühne wird es ruhiger.

Handwerk · Heizung

Die Typennummer auf dem Handrücken

BisherDer Monteur steht vor einer alten Therme, schreibt die Typennummer auf den Handrücken und ruft im Büro an. Dort sucht jemand das passende Ersatzteil.

Danach von selbstEr fotografiert das Typenschild. Die Nummer wird ausgelesen, das passende Teil vorgeschlagen und nach seinem Klick beim Großhändler bestellt.

Praxis · Physiotherapie

Montags ist der Anrufbeantworter voll

BisherMontag früh, der Anrufbeantworter ist voller Absagen. Am Empfang wird abgehört, umgebucht und zurückgerufen, während vorne schon der nächste Patient steht.

Danach von selbstPatienten sagen online ab oder verschieben selbst. Der frei gewordene Termin geht von selbst an die Warteliste, wer zuerst zusagt, bekommt ihn.

Optiker

Die Brille wartet in der Schublade

BisherDie neue Brille ist längst fertig und liegt in der Schublade. Der Kunde weiß davon nichts, und im Laden telefoniert jemand die Abholliste ab.

Danach von selbstKommt die Brille aus der Werkstatt, geht die Abholnachricht von selbst raus. Wer nach ein paar Tagen nicht da war, bekommt eine freundliche Erinnerung.

Fachhandel

Der letzte Karton

BisherDass ein Artikel aus ist, merkt man erst, wenn ein Kunde vor dem leeren Regal steht. Dann wird eilig nachbestellt, natürlich per Express.

Danach von selbstFällt der Bestand in Ihrer Warenwirtschaft unter die Mindestmenge, entsteht die Bestellung beim Lieferanten von selbst. Größere Beträge geben Sie vorher frei.

Dienstleister · Steuerbüro

Der Schuhkarton am Monatsende

BisherAm Monatsende kommt der Schuhkarton: Kassenzettel, Rechnungen, ausgedruckte E-Mails. Erst wird sortiert, dann gesucht, dann gebucht.

Danach von selbstMandanten fotografieren Belege oder leiten Rechnungs-Mails weiter. Alles liegt geordnet und vorkontiert bereit. Ihr Team prüft und bucht.

Hausverwaltung

Freitag, 17 Uhr, es tropft

BisherAuf dem Anrufbeantworter: „Bei uns tropft es von der Decke.“ Ohne Adresse, mit halber Telefonnummer. Gehört wird die Nachricht am Montag.

Danach von selbstMieter melden Schäden per Formular mit Foto und Wohnung. Kommt doch ein Anruf, wird er abgeschrieben und als Vorgang angelegt. Bei Wörtern wie „Wasser“ geht er direkt an den Notdienst.

Gastronomie

Ein Tisch, zwei Reservierungen

BisherReservierungen kommen per Telefon, E-Mail und Direktnachricht. Am Abend stehen zwei Paare vor demselben Tisch.

Danach von selbstGäste reservieren online, alle Wege landen in einem Buch. Am Vortag geht eine Erinnerung raus, und wer absagt, gibt den Tisch wieder frei.

So läuft es ab

Nach dem Start im Kundenportal: Sie sehen jeden Schritt und geben den Auftrag frei, bevor wir umsetzen.

01
Beschreiben
Nach dem Start im Kundenportal: Sie beschreiben, wo heute abgetippt, kopiert oder nachgefragt wird, und welche Programme Sie nutzen.
02
Vorschlag
Wir melden uns mit einer schriftlichen Beschreibung: was automatisiert wird, nach welchen Regeln, mit welchen Grenzen, zum Festpreis je Ergebnis.
03
Freigabe
Sie prüfen die Projektbeschreibung und geben sie im Portal frei. Dabei vereinbaren wir, welche Aktionen Ihre Lösung einem Menschen zur Freigabe vorlegt.
04
Umsetzung und Übergabe
Wir bauen, testen mit echten Daten und schalten erst danach live. Der Ablauf läuft in Ihren Konten; regelmäßige Prüfung auf Wunsch. Den Projektstand sehen Sie im Portal.

Wie Sie beauftragen

Automatisieren können Sie auf drei Arten beauftragen. Mit Festpreisen statt offener Stundenzettel.

Beratung

Wir zeigen, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht, mit Reihenfolge. Umsetzen können Sie selbst oder mit Ihrem IT-Partner.

Umsetzung

Wir bauen den Ablauf, testen mit echten Daten und übergeben alles dokumentiert. Code und Daten gehören Ihnen.

Betreuung auf Wunsch

Wir richten alles in Ihren eigenen Konten ein. Die Konten gehören Ihnen, wir sind dort nur eingeladen. Auf Wunsch schauen wir gegen eine monatliche Pauschale regelmäßig drüber. Pflicht ist das nicht.

Passt das zu Ihnen?

Passt, wenn …

Sie Programme haben, die nicht miteinander reden, Daten doppelt erfasst oder Belege von Hand abgelegt werden. Und wenn der Ablauf an sich schon stimmt.

Passt nicht, wenn …

der Ablauf selbst umständlich ist. Dann ändern wir zuerst den Ablauf, sonst wird nur der Umweg schneller.

Mehr zu besseren Abläufen

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür KI?

Meist nicht. Was jedes Mal gleich läuft, erledigt eine feste Regel verlässlicher. KI setzen wir dort ein, wo Freitext, E-Mails oder unterschiedliche Dokumente gelesen werden müssen. Für Aufgaben mit wechselnden Fällen gibt es KI-Agenten.

KI-Agenten nach Maß

Müssen wir unsere Programme austauschen?

Nein. Wir verbinden, was gut funktioniert, über Schnittstellen. Hat ein Programm keine, suchen wir einen anderen Weg oder sagen Ihnen ehrlich, wenn sich ein Wechsel lohnt.

Mit welchem Werkzeug automatisieren Sie?

Mit dem, das zu Ihrem Fall passt. Wir sind an kein bestimmtes Werkzeug gebunden: ein Baukasten für Abläufe, wenn er sich lohnt, oder eigener Code, der in Ihren Konten in der Cloud oder auf Ihrem Server in Deutschland läuft.

Was passiert, wenn etwas nicht passt?

Jeder Ablauf hat Grenzen. Fehlt eine Angabe oder passt etwas nicht zur Regel, hält er an und meldet sich, statt zu raten. Jeder Schritt wird protokolliert, auf Wunsch prüfen wir den Ablauf regelmäßig.

So starten Sie

Die Anmeldung zum Kundenportal öffnen wir in Kürze. Lassen Sie sich vormerken, dann sagen wir Ihnen zuerst Bescheid. Lieber gleich sprechen? Schreiben Sie uns an hallo@fesity.de.