Wenn gerade niemand ans Telefon kann, nimmt unser Telefonassistent Theo das Anliegen auf und liest es zur Bestätigung vor. Auf Wunsch melden Mieter Schäden online mit Foto und sehen den Stand selbst. Wir binden Ihre vorhandenen Systeme an. Sie entscheiden, was beauftragt wird.
Online mit Foto oder am Telefon bei Theo. Wohnung und Rückrufnummer werden gleich mit abgefragt.
Unser Telefonassistent Theo im Pilotbetrieb: Er nimmt Schadensmeldungen und Rückrufwünsche auf, wenn im Büro niemand ans Telefon kann.
Theo kennenlernenBeispiele aus typischen Betrieben.
HeuteDas Telefon klingelt, während Sie bei einer Begehung oder in der Eigentümerversammlung sind. Danach stehen unbekannte Nummern in der Liste, und jeder Rückruf beginnt mit „Worum ging es?“.
DanachTheo nimmt Name, Objekt und Anliegen auf und liest sie vor. Die Notiz landet in Ihrem System beim richtigen Haus, und Ihr Team ruft gezielt zurück.
HeuteSchäden kommen per Telefon, E-Mail oder Zettel im Briefkasten. Wo genau, seit wann und wer Zugang hat, klären erst mehrere Rückfragen.
DanachMieter melden Schäden online mit Foto und Wohnung. Die Meldung liegt beim richtigen Objekt, ein Auftragsentwurf an den hinterlegten Fachbetrieb ist vorbereitet, Sie geben frei.
HeuteNach der Meldung fragen Mieter nach, ob schon jemand beauftragt ist. Jemand sucht die E-Mail, ruft beim Handwerker an und meldet sich zurück.
DanachJede Meldung hat einen Stand, von der Meldung bis zur Erledigung. Mieter sehen ihn selbst oder bekommen eine Nachricht, wenn es weitergeht.
HeuteEigentümer dürfen Verwaltungsunterlagen und die Beschluss-Sammlung einsehen. Jede Anfrage heißt heute: heraussuchen, kopieren, verschicken, nachfragen.
DanachFreigegebene Beschlüsse und Unterlagen finden Eigentümer dort, wo Sie sie heute schon bereitstellen. Für Rückfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, den Sie prüfen und senden.
HeuteTermine zwischen Mieter, Fachbetrieb und Hausmeister werden am Telefon hin und her abgestimmt. Die Rechnung kommt später und wird dem Auftrag von Hand zugeordnet.
DanachDer Fachbetrieb bekommt den Auftrag mit Fotos und Kontakt, der Mieter wählt einen Termin. Die Rechnung wird dem Auftrag zugeordnet, nur Abweichungen landen bei Ihnen.
HeuteBeim Mieterwechsel laufen Übergabeprotokoll, Zählerstände und Schlüssel über Papier und mehrere Hände. Was fehlt, fällt oft erst bei der Abrechnung auf.
DanachDas Übergabeprotokoll wird vor Ort einmal digital erfasst, mit Fotos und Zählerständen. Es landet beim richtigen Objekt, offene Punkte werden zur Aufgabe.
Wir legen eine technische Schicht über die Programme, die Sie schon haben. Darüber reden die Systeme miteinander, statt dass jemand abtippt. Ihre Software bleibt das führende System.
Objekte, Einheiten, Mieter, Eigentümer und Verträge: die Quelle, an die alles andere andockt.
Theo am Telefon, dazu E-Mails von Mietern und Eigentümern, geordnet beim richtigen Objekt.
Nutzen Sie schon ein Portal, binden wir es an. Sonst richten wir einen einfachen Weg für Meldungen und Stand ein.
Aufträge, Termine, Fotos und Rückmeldungen über die Wege, die Ihre Partner schon nutzen, etwa E-Mail.
Rechnungen der Fachbetriebe werden Auftrag und Objekt zugeordnet und landen geordnet in Ihrer Buchhaltung.
Dann nutzen wir Exporte oder die Bedienoberfläche. Wenn es bei Ihrer Software nicht sinnvoll geht, sagen wir das im Erstgespräch.
Ein guter Einstieg ist ein einzelner Ablauf, etwa dem Telefon oder den Schadensmeldungen. Wir richten alles in Ihren eigenen Konten ein. Betreuung auf Wunsch gegen eine monatliche Pauschale.
Ihren Festpreis sehen Sie im Portal, bevor Sie beauftragen. Das Konto ist kostenlos.
Kostenloses Konto anlegenWir haben diesen Weg zuerst in unserem eigenen Ersatzteilhandel gemacht. Die Branche ist eine andere, die Probleme sind dieselben: Anrufe, Rückfragen, doppelte Erfassung. Für das Backoffice stellen wir aktuell niemanden mehr ein.
Zur ReferenzSchaden, Rückfrage, Handwerker, Eigentümeranfrage: In der Hausverwaltung läuft vieles über Telefon und Postfach, und derselbe Vorgang wird mehrfach erfasst. Wir verbinden Ihre Verwaltungssoftware, Telefon und Postfach zu einem Ablauf und automatisieren, was sich wiederholt. Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Beispiele aus typischen Betrieben. Was bei Ihnen möglich ist, hängt von Ihrer Software ab; wir bauen es Schritt für Schritt mit Ihnen.
Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein. Der Rechner startet ohne Vorgänge; die Minutenfelder sind Eingabehilfen, keine gemessenen Branchenwerte. Das Ergebnis ist eine Rechenhilfe und keine Einsparzusage.
Beispielwerte: Tragen Sie Ihre eigenen ein. Der Anteil ist Ihre Annahme zum Ausprobieren, keine Zusage von uns. Was bei Ihnen realistisch ist, zeigt die Bestandsaufnahme.
Sie gehen nur an KI-Dienste mit Verarbeitung in der EU, ohne Training. Aufträge und Antworten an Mieter und Eigentümer gibt standardmäßig ein Mensch frei.
Standardmäßig richten wir alles in Ihren eigenen Konten ein; sie gehören Ihnen, wir sind dort nur eingeladen. Auf Wunsch schauen wir gegen eine monatliche Pauschale regelmäßig drüber. Sie können auch nur Beratung beauftragen und selbst umsetzen.
Wir bauen, testen mit echten Daten und übergeben alles dokumentiert. Code und Daten gehören Ihnen.
Alles läuft in Ihren eigenen Konten. Auf Wunsch schauen wir gegen eine monatliche Pauschale drüber.
Bestandsaufnahme und Konzept: wo es hakt, was sich lohnt, in welcher Reihenfolge. Umsetzen können Sie selbst oder mit Ihrem IT-Partner.
Auf Wunsch hosten wir die Lösung auch selbst; das steht dann im Angebot.
Vier Schritte, jeweils mit klarem Ergebnis und Ihrer Freigabe, bevor es weitergeht.
Sie geben uns so viel Kontext wie möglich: Abläufe im Portal beschreiben, Unterlagen hochladen. Wir prüfen Ihre Angaben persönlich und erstellen Ihre Vorschau. Je mehr Sie uns erzählen, desto genauer wird sie.
Schriftliche Beschreibung: was automatisiert wird, mit welchen Grenzen.
Umsetzung und Test mit echten Daten, bevor etwas live geht.
Läuft in Ihren Konten, Drüberschauen auf Wunsch. Wir übergeben die Lösung mit Dokumentation.
Wir haben diesen Weg zuerst in unserem eigenen Ersatzteilhandel gemacht. Die Branche ist eine andere, die Probleme sind dieselben: Anrufe, Rückfragen, doppelte Erfassung. Für das Backoffice stellen wir aktuell niemanden mehr ein. Die Abläufe auf dieser Seite sind Beispiele aus typischen Betrieben, keine Kundenreferenz.
Nein. Wir binden an, was Sie haben: über Schnittstellen, Exporte oder, wo nötig, über die Bedienoberfläche. Ihre Software bleibt das führende System.
Ja. Wir binden an, was Sie schon nutzen, statt ein weiteres Portal danebenzustellen. Im Erstgespräch sehen wir uns an, welche Wege Ihr Portal bietet.
Theo nimmt das Anliegen auf, liest es vor und speichert es erst nach einem klaren Ja. Auf Wunsch markiert er dringende Fälle und benachrichtigt, wen Sie festlegen; was davon eingerichtet wird, steht verbindlich in Ihrem Angebot. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Ja, mit einer sauberen Grundlage: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klare Zugriffsrechte und Löschfristen. KI-Modelle außerhalb der EU sehen diese Daten nicht.
Nein. Wir richten alles in Ihren eigenen Konten ein. Code und Daten gehören Ihnen. Betreuung gibt es auf Wunsch gegen eine monatliche Pauschale.
Für die Umsetzung bekommen Sie einen Festpreis je Ergebnis. Den sehen Sie im Portal, bevor Sie beauftragen. Nutzungskosten von Drittanbietern, etwa für Telefonie oder KI, zahlen Sie direkt an den Anbieter.
Sie legen ein kostenloses Konto an und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse per Code. Dort beschreiben Sie, wo Ihr Betrieb heute steht, und buchen ein Erstgespräch.
Jetzt kostenlos loslegenKostenlos und unverbindlich. Portal-Datenbank und Projektdateien speichern wir in der EU.